Tietosuojalauseke 11.8.2019
1. Rekisterin pitäjä
Kuntien Putkimestarit ry, PL 78, 00241 Helsinki
Puh. +358 504 66 9120 , sähköposti sihteeri(ät)kuntienputkimestarit.fi
2. Tietosuojavastaava
Tuomas Jalonen
Puh. 040 702 1944, sähköposti tuomas.jalonen(ät)turunvesihuolto.fi
Kuntien Putkimestarit ry / Tietosuojavastaava, PL 78, 00241 Helsinki
3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Tuomas Jalonen
Puh. 040 702 1944, sähköposti tuomas.jalonen(ät)turunvesihuolto.fi
4. Rekisterin nimi
Kuntien Putkimestarit jäsenrekisteri.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja kerätään, käsitellään ja käytetään Kuntien Putkimestareiden omiin tarpeisiin sekä matkanjärjestäjämme tekemiin matka- ja majoitusvarauksiin. Henkilöjäsenten ja yritysjäsenien tietoja kerätään jäsensuhteen hoitoon, kuten tiedotusta, ohjeistusta ja neuvontaa, jäsenmaksujen laskutusta, verkkopalvelua sekä uutiskirjeen ja jäsenkirjeiden sekä tiedotteiden postitusta varten sekä kotisivujen kirjautumistunnusten toteuttamiseen.
Henkilö- ja yritysjäsenten ja sidosryhmien asiakastietoja kerätään koulutusten ja tilaisuuksien markkinointiin (ilmoittautumisten hallinta, tilaisuuksista tiedottaminen, koulutusten ja tilaisuuksien markkinointi, osallistumismaksun laskutus ja tilaisuuksien kehittäminen). Vesihuoltoalalla toimivien tietoja kerätään myös luvalla tapahtumiimme osallistujilta verkostoitumista ja henkilökohtaisia kontakteja varten.
6. Rekisterin tietosisältö
Henkilötiedot sisältävät yleensä: etunimi, sukunimi, titteli, lähiosoite, postinumero ja -toimipaikka, maa, matkapuhelin, sähköposti ja yritys/organisaatio.
Laskutustiedot: laskutettava yritys, katuosoite, postinumero- ja postitoimipaikka, maa, verkkolaskuosoite.
Jäsenyyteen liittyvät tiedot: ym. lisäksi toimiala ja toimialue.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan henkilö- tai yritysjäsenyyden alkaessa jäsenhakulomakkeelta ja niin, että uudet jäsenet/yhteistyökumppanit itse palvelutunnuksen saatuaan päivittävät tietonsa rekisteriin. Rekisterin tietoja saadaan myös tilaisuuksiin ilmoittautumisen yhteydessä joko koulutukseen osallistujalta tai hänet ilmoittavalta henkilöltä.
8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Tietoja ei siirretä Suomen ulkopuolelle poislukien postituslistalla olevat sähköpostit, jotka ovat MailChimp -palvelimella Yhdysvalloissa.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteritiedot säilytetään luottamuksellisina, mahdolliset printatut osallistumislistat tuhotaan käytön jälkeen silppurilla. Sähköisesti käsiteltävät tiedot sijaitsevat kotisivupalveluntarjoajan (Bittiguru Oy) konesalissa Suomessa. Osa tiedoista on myös Google Drive -palvelussa, johon pääsy on vain Kuntien Putkimestarien hallituksen jäsenillä. Tietojen käyttö on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Rekisteriä käyttävät ainoastaan Kuntien Putkimestarien hallitusjäsenet, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu.
Jäsenet voivat päivittää rekisterissä olevia omia henkilö- ja yritystietojaan palvelutunnuksen avulla. Tilaisuuksiin ilmoittautuneet voivat päivittää rekisterissä olevia omia tietojaan ottamalla yhteyttä rekisterin pitäjään tai matkanjärjestäjäämme.
10. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä on tarpeen säilyttää sen tarkoituksen täyttämiseksi, jota varten ne on kerätty tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Henkilötietojen säilytyksessä huomioidaan passiivisiksi jääneet henkilötiedot, joita poistetaan säännöllisesti.
11. Tiedon korjaaminen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan itseään koskevan, virheellisen tiedon korjaamista. Virheellisen tiedon korjaamiseksi rekisteröidyn tulee ottaa kirjallisesti yhteyttä rekisteriasioita hoitavaan henkilöön (kts. kohta 2).
12. Rekisteröityjen oikeudet henkilötietojen käsittelyssä
A. Rekisteröidyn tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja tehdä rekisteriasioita hoitavalle henkilölle (kts. kohta 2). Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä tiedon etsimiseen tarpeelliset tiedot. Tarvittaessa rekisterinpitäjä kysyy lisätietoja rekisteröidyn tunnistamiseksi.
B. Oikeus tiedon korjaamiseen
Kuntien Putkimestarit huolehtii omien mahdollisuuksiensa mukaan käsittelemiensä henkilötietojen laadusta. Kuntien Putkimestarit oikaisee, poistaa tai täydentää virheellisen tai tarpeettoman henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.
C. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että Kuntien Putkimestarit rajoittaa käsittelyä, jos rekisteröity esimerkiksi kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Tällöin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.
D. Oikeus vaatia tietojen poistamista tai vastustaa tietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on aina oikeus vastustaa suoramarkkinointia ottamalla yhteyttä rekisterin pitäjään tai poistaa itsensä postituslistalta uutiskirjeen lopussa olevalla painikkeella.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröity voi tehdä henkilötietojen käsittelystä valituksen valvovalle viranomaiselle, joka on tietosuojavaltuutettu.
13. Evästeet
Kuntien Putkimestarit käyttää verkkosivustollaan evästeitä varmistaaksemme sivujen turvallisen ja sujuvan käytön.
14. Muutokset tietosuojakäytäntöön
Kuntien Putkimestarit voi tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen ja siihen liittyviin tietoihin. Kuntien Putkimestarit suosittelee, että rekisteröidyt käyvät katsomassa tätä tietosuojakäytäntöä säännöllisesti saadakseen tiedon siihen mahdollisesti tehdyistä muutoksista.